Privacy verklaring VZW De Link

De Link vzw hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.  Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we bijhouden, waarom we die gegevens bijhouden en wat u kan doen wanneer u niet akkoord bent met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.

De Link houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Als vzw De Link zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

De Link VZW
Sint-Katelijnestraat 16-18
1000  Brussel
Ondernemingsnummer : 0466.386.490
info@delinkarmoede.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van gegevens van de volgende categorieën van personen :

  • Bezoekers en gebruikers van onze website
  • Kandidaat-cursisten en cursisten ‘Ervaringsdeskundige Armoede en Sociale uitsluiting’ (EdAS).
  • Deelnemers aan onze activiteiten, vormingen, trainingen en opleidingen
  • Klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en/of zakenpartners;
  • Prospecten, geïnteresseerden, schenkers, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en contacten van deskundigen;
  • Leveranciers en partners waarmee wij samenwerken;

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens ?

Er zijn een aantal situaties waarin wij uw persoonsgegevens verzamelen en vervolgens gebruiken:

Gegevens die  u ons zelf rechtstreeks verstrekt

We verzamelen persoonsgegevens die u zelf op verschillende wijzen aan ons meedeelt, o.a.

  • Bezoek aan onze website.
  • Invullen van het aanmeldingsformulier EdAS op onze website
  • Invullen van formulieren op onze website, of deelname aan een petitie
  • Wanneer u zich inschrijft voor een vorming, training, opleiding of cursus.
  • Registratie voor een activiteit of evenement
  • Wanneer u ons contacteert via e-mail, sociale media, telefoon of per brief.
  • Wanneer wij een offerte opmaken of een overeenkomst met u afsluiten.
  • Als we gift of donatie ontvangen
  • Wanneer  u op een andere manier contact met ons hebt (opgenomen)

Gegevens die u ons onrechtstreeks verstrekt

Het is ook mogelijk dat er tijdens activiteiten, workshops en/of evenementen foto’s genomen worden of filmpjes worden opgenomen.   U heeft steeds de mogelijkheid om aan de fotograaf te melden dat u niet gefotografeerd wilt worden.

Gegevens die we automatisch verzamelen

We verzamelen automatisch gegevens door middel van noodzakelijke cookies bij  uw gebruik, toegang of interactie met onze websites.  Cookies op onze website worden enkel gebruikt om de website correct te laten functioneren.

Informatie die we verkregen via een derde partij waarmee we samenwerken (vb. CVO)

Persoonsgegevens van u kunnen met ons worden gedeeld door de inrichter van de opleiding EdAS (een Centrum voor Volwassenen Onderwijs waarmee De Link samenwerkt) waar u deze opleiding volgt, meer bepaald voor de rapportering omtrent de voortgang en de ondersteuning na de voltooiing van deze opleiding.

In geval van een evenement in co-creatie met een of meerdere derde partijen , kunnen persoonlijke gegevens met ons worden gedeeld ter bevordering van de praktische uitwerking van het evenement.

Gegevens die we verzamelen via publiek beschikbare informatie

Dit kan gaan over informatie die we terugvinden op publieke professionele websites, professionele sociale netwerken of sociale media, of informatie die werd gepubliceerd in artikels of kranten.

Professioneel gebruikte e-mailadressen die we terugvinden in een openbare bron, zoals de contactpagina op de website van een organisatie, kunnen worden gebruikt om informatie te verschaffen over onze werking en adviesverlening (enkel indien er een duidelijk verband of mogelijke samenwerking is tussen de organisatie en de werking van De Link).

Het is ten allen tijde mogelijk ons te vragen dit soort e-mails niet meer te ontvangen.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u en waarom?

Wanneer u onze website bezoekt verzamelen wij:

  • Zo weinig mogelijk persoonsgegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de werking van de website of als u gegevens meedeelt op webformulieren.
  • Om deze reden maakt onze website enkel gebruik van noodzakelijke cookies (een klein tekstbestand dat wordt opgeslagen op uw toestel en strikt noodzakelijk is voor de werking van de website).
  •  We verzamelen geen andere informatie omtrent uw surfgedrag. En gebruiken dus ook geen andere, niet-noodzakelijke cookies op onze website.

Deze informatie gebruiken we om:

  • De website correct te laten functioneren op uw computer en te beschermen tegen onrechtmatig gebruik
  • Wij beroepen ons dan ook op ons gerechtvaardigd belang van het verzekeren van de goede werking van onze organisatie.

Wanneer u met ons communiceert, via telefoon, e-mail, sociale media, gesprek of eender welk ander kanaal u verkiest, verzamelen wij:

  • uiteraard de inhoud van uw bericht maar ook de technische details ervan, zoals datum en tijd en aan wie het gericht is.
  • de identiteitsgegevens die u ons bezorgt, zoals uw naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, functie, …
  • alle andere informatie die u ons meedeelt.

Deze informatie gebruiken wij om:

  • met u te kunnen communiceren. Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om op uw vragen of opmerkingen te kunnen antwoorden.

Wanneer u zich aanmeldt als kandidaat-cursist of cursist ervaringsdeskundige EdAS dan verzamelen wij:

  • rechtstreeks van u, de identiteitsgegevens die u opgeeft op het aanmeldingsformulier, zoals naam, voornaam, adres, e-mailadres, geboortedatum, …..
  • via de inrichters van de opleiding (CVO waar De Link mee samenwerkt) gegevens van de evolutie van uw opleidingstraject :
  • via dezelfde inrichters van de opleiding gegevens van de afgestudeerden van de opleiding.

Deze informatie gebruiken wij om :

  • U te contacteren voor een gesprek (kort na de aanmelding) (toestemming)
  • U te laten uitnodigen op informatiedagen van de inrichters van de cursus (CVO’s) (toestemming)
  • Te rapporteren (o.a. aan subsidiërende overheden) over de globale doorstroom en uitstroom van de cursisten, eventueel onderverdeeld in doelgroepen (gerechtvaardigd belang)
  • U te blijven ondersteunen en informeren over kansen, vacatures en opleidingen, na het afstuderen (gerechtvaardigd belang en toestemming)

Wanneer wij een opdracht uitvoeren, een offerte opmaken of een contract met u sluiten verzamelen wij :

  • Identificatiegegevens contactpersonen :
  • Professionele contactgegevens (professioneel telefoonnummer, professioneel e-mailadres)
  • De organisatie waarvoor de contactpersonen werken en functie binnen die organisatie
  • Financiële bijzonderheden en betalingsgegevens

Deze informatie gebruiken wij om:

  • de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, met als rechtsgrond contractuele noodzaak

Van prospecten, geïnteresseerden, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en contacten van deskundigen verzamelen we :

  • identificatiegegevens:  naam en voornaam;
  • privé contactgegevens: postadres (straat, nummer, postcode, gemeente, land), e-mailadres, telefoonnummer(s);
  • bedrijfscontactgegevens: naam, postadres, professioneel e-mail adres, bedrijfstelefoonnummer, functie binnen de organisatie.

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om :

  • een professionele relatie met u of uw organisatie uit te bouwen of verder te zetten en te onderhouden. Wij doen hiervoor een beroep op ons gerechtvaardigd belang om ons netwerk uit te bouwen en te onderhouden.

Wanneer u zich heeft ingeschreven voor één van onze vormingen, trainingen of opleidingen, dan verwerken wij :

  • identificatiegegevens : naam, voornaam, e-mailadres, organisatie en functie
  • uw aan(af)wezigheid op de vorming, training of opleiding

We verzamelen deze persoonsgegevens met het oog op :

  • de uitnodiging tot de vorming of training, (mogelijk maken van een overeenkomst)
  • het bezorgen van de op de opleiding gebruikte informatie; (uitvoering overeenkomst)

Wanneer we giften werven en verzamelen dan verwerken we de volgende gegevens :

  • Identificatiegegevens : naam en voornaam, postadres, emailgegevens
  • Bankrekeningnummer
  • Historiek van de stortingen

       We verzamelen deze gegevens met het oog op :

  • De verwerking van uw gift (gerechtvaardigd belang  om financiële middelen te verzamelen)
  • Het afleveren van de nodige fiscale attesten (wettelijke verplichtingen) en een afschrift eveneens aan u te kunnen bezorgen.

Ten slotte worden alle persoonsgegevens die wij verzameld hebben ook nog voor volgende doeleinden verwerkt:

  • We kunnen uw gegevens gebruiken om u te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen zodat we u kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor u interessant zijn.  Deze verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten, en uw expliciete voorafgaande toestemming als u nog geen klant bent
  • Wij gebruiken uw gegevens ook om het gebruik en de algemene werking van onze diensten te analyseren en verbeteren en voor statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang).
  • Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang);
  • Bestrijden van eventuele fraude en misbruik (gerechtvaardigd belang).
  • Om een wettelijke verplichting na te komen of om in te gaan op een verzoek van bevoegde autoriteiten zoals politiediensten, gerechtelijke instanties, de gegevensbeschermings-autoriteit, enz.

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. U kan ons hiervoor contacteren via de contactgegevens bovenaan deze verklaring of uitschrijven via de link die voorzien is in bepaalde van onze e-mails.

Waar wij ons op de juridische verwerkingsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, heeft u steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens (zoals direct marketing).

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Met derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij verstrekken aan externe dienstverleners waarop wij beroep doen voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van externe dienstverleners voor:

  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,  …);
  • Het opslaan en verwerken van digitale gegevens (en bestanden) in de Cloud (via OneDrive en Microsoft365);
  • Het verzorgen van de internet omgeving en het beheer van onze website;
  • Formulieren op de website
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • Juridisch advies en ondersteuning bij het naleven van de wet en/of regelgeving

Deze externe dienstverleners krijgen enkel toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel op in onze opdracht en voor onze rekening, en mogen  uw gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken.  Hiervoor hebben wij een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afgesloten met deze partijen.

Aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Partners voor de opleiding EdAS (de Centra voor Volwassenen Onderwijs waarmee wordt samengewerkt) : Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken in het kader van de opleiding EdAS dan geven wij uw persoonsgegevens (naam, e-mailadres) door aan de CVO die de cursus inricht om u te kunnen uitnodigen op de specifiek ingerichte informatiedagen.
  • In het kader van specifieke samenwerkingen moeten wij soms gegevens met die partners delen (bv. workshops/evenementen die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);
  • Overheid en autoriteiten: Wij geven  uw gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht en toegestaan is (o.a. fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, subsidiërende overheden, politie, …).

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking.

De Link verkoopt geen persoonlijke gegevens aan externe organisaties, noch zullen wij uw persoonlijke gegevens delen met andere organisaties voor hun eigen marketingcommunicatie.

Wat betreft :

Opslag van gegevens in de cloud (vb. Microsoft365)

kunnen we beroep doen op een leveranciers die buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd en worden uw persoonsgegevens mogelijk verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval voorzien wij de nodige maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen en de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De Link vzw bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verwerkt.  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Voorwaarden voor behoud of opslag die door specifieke wetgeving (o.a. op gebied van boekhouding en fiscale wetgeving) zijn vastgesteld, worden door ons steeds nageleefd.

De Link vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste contact/gebruik (of de beëindiging van de relatie of samenwerking), behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een langere contractuele aansprakelijkheid of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Sommige informatie kan voor onbepaalde tijd worden bewaard voor historische, statistische of onderzoeksdoeleinden.

Zoals hieronder vermeld  heeft u het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens uit onze databases te verwijderen. Wanneer de verwerking op uw toestemming gebaseerd is, dan houden wij uw persoonsgegevens bij totdat u uw toestemming intrekt.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of gebruik, waaronder:

  • Alle personen die namens De Link vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Onze medewerkers zijn zich bewust en geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Aan medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

Wat zijn uw rechten en hoe kan u die oefenen ?

Aangezien wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, beschikt u over een aantal rechten.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wanneer we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, kunnen we u om bijkomend bewijs van uw identiteit vragen.

U heeft recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Op die manier kan u nagaan over welke gegevens wij van u beschikken.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens niet juist, niet meer juist of onvolledig zijn.

U heeft recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.

Wij zijn echter niet altijd verplicht uw gegevens te wissen wanneer u dat vraagt. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

U heeft recht op beperking van gegevensverwerking. Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan u vragen om deze verwerking te stoppen. In dat geval blijven we  uw gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken.  Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.

U kan, ongeacht de rechtsgrond waarop wij ons baseren, echter steeds, zonder opgave van reden, bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing doeleinden (vb. informatieve massa mailings, toesturen van nieuwsbrieven), waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.

 U krijgt bij elke informatieve mail de mogelijkheid om  u uit te schrijven.

U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid om van ons een kopie van persoonsgegevens te krijgen, in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbaar formaat. Dit heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.

Voor de gevallen waar wij uw toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, heeft u steeds het recht om uw toestemming in te trekken.

Waar kan u terecht met klachten?

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige, legitieme manier en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving met uw persoonsgegevens om te gaan.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring.

Indien u van oordeel bent dat uw rechten geschonden zijn en u binnen onze organisatie geen gehoor vindt voor uw bezorgdheden staat het u altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
contact@apd-gba.be

Wanneer werd deze privacyverklaring laatst gewijzigd?

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij u hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.

De laatste wijziging gebeurde op 23 december 2020